Den eksplorative brief — efterfulgt af lidt hårde facts…

I en tidligere artikel diskuterer jeg bl.a værdien af en eksplorativ brief. Jeg vil her forsøge at komme ind på en praktisk metode for en sådan briefing strategi.

Tankerne bag en eksplorativ brief er, som alt andet på denne blog, baseret i praksis.
Vi kender alt for godt det “utilstrækkelige briefingdokument” – Kunden har en ide som skal eksekveres: Gør denne _____indsæt designobjekt____ lækker. Designeren er hverken stylist eller taxachauffør. Men vi har vist alle, på et eller andet tidspunkt i vores karriere, haft en af disse roller. Bare at skulle sminke et produkt. Det kan være svært at undgå i en designers virkelighed.

Et briefoplæg er ofte skrevet af hhv.designkøbere som hverken har den fornødne indsigt i den designpraksis eller teori som de er købere af og designkøbere som blot har en teoretisk indføring uden den fornødne basis i praksis. Desværre bliver der flere og flere af disse indsigtsløse designkøbere af ørkesløst, uinspireret og ensartet design.

– Det var den negative holdning.

Men. BIlledet kan vendes gennem inddragelse, og inddragelse er netop resultatet af en eksplorativ briefingproces. Gennem struktureret brug af interview- og mødeværktøjer kan den kedelige og utilfredsstillende situation beskrevet ovenfor vendes og benyttes til at skabe et fundament for designtænkning.

Værktøjet – den eksplorative brief — kan benyttes af både designere og deres kunder. I en eksplorativ briefingsituation formes den endelige brief langsomt gennem struktureret samtale imellem alle parthavere i designopgaven. Det er indlysende at der for den pågældende opgave skal opstilles en række kriterier som skal honoreres — et problem skal løses, dette er grundlaget for en hvilkensomhelst designsituation — se “Designbriefens indhold – de hårde facts” senere i denne artikel.

Den Eksplorative Brief

Den eksplorative brief er forskning gennem interview. Undersøgelse af et problem og dettes grundlæggende bestanddele. I et forsøg på at give denne proces en klar struktur vil jeg præsentere to teoretikere: Steinar Kvale og Edward de Bono.

Kvale er forfatter til grundbogen for forskningsbaserede interviewere, de Bono kender mange fra hans cognitive system, de 6 tænkehatte.

Praktisk struktur

Den eksplorative brief består af et interviewforløb i 3 faser efterfulgt af den egentlige skrivning af en brief:

1. deling af tilgængelig information mellem kunde og deisgner og efterfølgende mødeforberedelse
2. eksplorativ mødesituation med beslutningsreferat
3. endelig rapportering af briefingresultater

Deling af tilgængelig information og efterfølgende mødeforberedelse

Allerede her bliver processen kompliceret. Information — hvilken mængde er den rigtige. Hvordan finder designer og kunder det punkt hvor massen af information giver det ideelle udviklingsgrundlag? Skal alt med? Fungerer designeren bedst med et præcist destillat?

Svaret er ikke konkluderende. Min personlige holdning er følgende: Giv mig alt, så skal jeg nok sortere. Men mange vil finde denne fremgangsmåde stærkt uhensigtsmæssig og upræcis og foretrække en langt mere styret informationsmængde — jeg tvivler dog på om det er en realistisk forventning at en destilleret/styret/reduceret informationsmængde vil kunne skabe grundlag for innovative løsninger .

Hvis designeren ender med en bunke tætskrevne ark/URL’er/mails som afdækker alle mulige og umulige aspekter af en given designopgave så er der løsninger:

Fat en kop af den foretrukne varme drik. Sæt dig ned med bunken foran dig og læs hurtigt og i et stræk alle overskrifter, mellemrubrikker, noter, billedtekster og figurer. Del herefter bunken op i tre: 1. vigtig, 2. tvivler og 3. mindre vigtig. Nærlæs bunke 1. og del den op i relevante sektioner: Begrænsninger, faktuelle krav (tid, pris, produktion, målgruppe, funktion osv), følelsesmæssige krav/ønsker — Skim igen bunke 2 og overvej om der er noget at hente her.

Ring til kunden og afstem. Aftal et indledende møde:

Eksplorativ mødesituation med beslutningsreferat

Kvale opstiller følgende forløb i forbindelse med et interview:

1. Tematisering. Hvad er formålet med interviewet?
2. Design. Hvad skal du finde ud af og hvordan gør du det?
3. Interview
4. Transskription
5. Analyse
6. Verifikation. Er dine resultater i orden?

Suppleres Kvale med de Bono skabes der basis for en struktureret metode til afdækning af problematikker i forbindelse med en given opgave. På den ene side Kvales strukturerede gennemgang af praksis for forskningsinterviewet og på den anden de Bonos 6 tænkehatte:

• Hvid, for den rå ufiltrerede information
• rød for følelser – ikke nødvendigvis med belæg
• sort, for forsigtighed og overlevelse
• gul for optimisme og muligheder
• grøn for vækst og nye ideer
• og blå for overblik og kontrol

I praksis kunne de Bonos hatte benyttes som beskrevet i følgende fiktive eksempel:

Et møde indledes med mødelederens brug af den blå hat, der sætter mødets præmis og præsenterer en agenda. Blå afløses af hvid. Al tilgængelig information præsenteres for mødedeltagerene. Flere mødedeltagere vil gerne kommentere men bliver bedt om at notere deres kommentarer og præsentere dem senere. Mødelederen forslår at den røde hat tages i brug — der gives plads til de helt rå, følelsesladte kommentarer: “Jeg hader den ide, den holder ikke” — Kommentarerne bliver ikke underbygget. De er hverken saglige eller nødvendigvis rationelle. Den røde hat afløses af den sorte…osv.

Mange vil, som undertegnede iøvrigt, finde tænkehattene en smule poppede. Men giv tænkningen bag dem en chance. Deres styrke ligger i deres besnærende enkelhed. Den tilsyneladende banale tanke om “at tænke i kor” som de Bono bringer til torvs, giver mulighed for en fri mødetone som er hele grundlaget for innovation — hvis dine tanker ikke kan fremføres, så vil processen aldrig komme igang.

Kvale, på den anden side, beskriver det rene forskningsinterview — en kunde vil med stor sandsynlighed finde det en smule underligt at skulle stå model til et regulært forskningsinterview — listen fra Kvale er da også mest til orientering. Et interview i forbindelse med en brief vil bedst kunne forløbe som et eksplorativt eller samtalelignende interview. Hvad der er vigtigt i interviewsituationen er at designeren er udstyret med en række relevante spørgsmål, som tager deres udgangspunkt i det tidligere udleverede materiale. Hvis designer og kunde finder det relevant kan også kunden gennemføre et interview med designeren, dette kan give en afstemning af forventninger til designopgaven.

Endelig rapportering af briefingresultater

De to foregående faser kan relativt hurtigt gennemføres. Mange, også mindre opgaver vil kunne bære forløbet. Den 3. fase, derimod, kan være meget tidskrævende. Kan opgaven bære dette tidsforbrug er problemet til at overskue men hvis budgettet er meget stramt vil en klar fordeling af opgaver i forbindelse med fase 3 være nødvendig:

En god start vil være, i fællesskab, at skrive et hurtigt beslutningsreferat som afslutning af fase 2. Dernæst skal kunden skrive det endelige briefingoplæg og designeren skal kommentere og acceptere dette dokument som grundlag for opgaven. Done. Det var den hurtige metode. En anden langsommere og potentielt langt mere givende metode er denne:

Kunde(gruppe) og designer(e) går hver til sit og skriver brief’en som de mener den skal være. Herefter følger et møde hvor alle parter bliver nødt til at acceptere en række begrænsninger for og ændringer til deres opfattelse af opgaven. Det endelige dokument er grindlaget for designbriefen.

Design ER problemløsning. I det overstående eksempel kan alle parter demonstrere deres evne til netop dette.

Designbriefens indhold – de hårde facts

Hvad skal der så være i denne brief, når den eksplorative fase er overstået. Peter L. Phillips beskriver i sin bog “Creating the Perfect Design Brief” en række elementer som værende essentielle for en gennemarbejdet designbrief. Det skal bemærkes at denne liste ALTID bør være fulgt. På mindre opgaver kan kunden og designeren vælge at give kortfattede beskrivelser, men denne liste/kontrakt er det værktøj som gennem processen sikrer at alt forløber som aftalt:

1. Projektbeskrivelse og baggrund
2. Businesskategori
3. Målgruppe
4. Virksomhedsbeskrivelse
5. Business mål og design strategi
6. Projektmål, tidsplan og faseopdelt budget
7. Researchdata
8. Evt. bilag

Projektbeskrivelse og baggrund

En grundig beskrivelse af projektet, krav, specifikationer, målsætning, projektejerskab og successkriterier.

Businesskategori

Hvilken industri arbejder vi i og hvor i denne kan vi placere denne designopgave? Er der brug for en opdatering af den fælles forståelse her, mao sælger vi mad eller sælger vi livsstil?
Firmaets produktportefølge kan præsenteres her. Ligesom brandingkrav, konkurrenter osv

Målgruppe

Her vil en typisk beskrivelse som: “Kvinder ml. 30 og 40” med held kunne skiftes ud med en kortvarig etnografisk analyse.

Virksomhedsbeskrivelse

Den komplette præcise og autoriserede beskrivelse af kundens virksomhed til internt brug

Business mål og design strategi

Her skal designproblemet præsenteres i en form så alle parthavere kan skrive under på rigtigheden af det. Herudover skal det strategiske grundlag for processen beskrives så præcist som muligt. Og den designstrategi som skal benyttes for at nå business målsætningen.

Projektmål, tidsplan og faseopdelt budget

Beskriv de enkelte faser, lav en tidsplan for hver, fordel navne og ansvarsområder og lav et detaljeret buget for hver fase

Researchdata

Er der research? Er der 3. parts research? Er ny research nødvendig?

Evt. bilag

Alle relevante bilag
At forfatte en brief er en udviklingsproces. Det er nødvendigt at parterne kan lytte til hverandre, at alle er villige til at stille spørgsmål — også kedelige upoetiske spørgsmål som “kan vi ikke gøre det her lidt billigere?”. Briefen er også et organisk dokument. Få designopgaver forløber helt som planlagt, derfor vil løbende opdateringer ofte være en nødvendighed.

OG husk altid briefens mantra:

“Garbage in, garbage out”

— Det kunne sådan set være den eneste sætning i denne artikel.

Del gerne denne artikel med din kunde, og giv meget gerne feedback på indholdet.

Litteratur:

de Bono, Edward. (2000). Six Thinking Hats ®. Penguin: London

Kvale, Steinar. (2009). InterView (2. udg.). Hans Reitzel: København

Phillips, Peter L. (2004). Creating the Perfect Design Brief. Allworth: NY